無人の貸し会議室ってどうやって使うの？
普通の貸し会議室と無人貸し会議室はなにが違うの？
無人貸し会議室を使いたいけど不安！
貸し会議室を借りたら、無人だった、ということはありませんか。
しかし貸し会議室を使ったことがない人は、いきなり無人と言われると、どのように使えばいいのか不安ですよね。
無人貸し会議室は、スタッフがいないのでルールをしっかりと把握してから利用する必要があります。
ルールを守らないと、他の利用者に迷惑がかかってしまうので注意してください。使い方を理解しておけば、無人貸し会議室は気軽に利用できるので便利です。
そこで、今回は無人貸し会議室の使い方を詳しく解説していきます。無人貸し会議室を利用する予定の方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
無人貸し会議室とは？
無人貸し会議室とは、受付などのスタッフが現地に常駐していない貸し会議室の運営形態です。
貸し会議室はネットで予約し、当日現地に訪れ、時間内で利用することができます。
細かい利用方法は貸し会議室によって違うので、予約をする前にしっかり確認する必要があります。
無人貸し会議室の使い方
無人貸し会議室の使い方は、一般的には以下になります。
- 予約をする
- メールを確認する
- 時間になったら貸会議室に入室する
- 掃除をする
- 鍵を閉める
施設によって若干違うので注意してください。
1.予約をする
まずはスマホやパソコンで、利用したい貸し会議室を予約します。
予約をするときは、利用したい日にち・時間を間違えないように十分注意してください。
また、広さや設備などで料金が変わってくるので、予約を行う際は注意してください。
2.メールを確認する
予約をすると、貸し会議室の場所や利用方法が記載されたメールが届くので確認します。
メールや必要に応じて地図やアクセス方法を会議に参加する人全員に共有して、確認をしてもらいます。
3.時間になったら貸し会議室に入室する
現地に行き、予約した時間になったら貸し会議室に入室して利用します。
前の時間に利用している人がいるかもしれないので、早く着いたとしても入室しないよう注意してください。
入室する場合は、念の為ノックしてから入室するようにすると安心です。
4.掃除をする
終了時間が近づいてきたら、貸し会議室の掃除をします。
机や椅子などを元のレイアウトに戻し、掃除機やコロコロなどを使い、利用前の状態に戻します。
発生したゴミなどは、備え付けのゴミ袋を使い持ち帰るようにしましょう。
5.鍵を閉める
掃除が終わったら、鍵を閉めて退室します。
貸し会議室によっては、鍵を閉めなくてもいい場合もあるので、利用方法が記載されているメールを事前に確認しておいてください。
無人貸し会議室を借りる前に確認すること
無人貸し会議室を借りる前に確認しておくことは4つです。
- 備品を確認する
- 場所を確認する
- 入室方法を確認する
- 入室方法を共有する
この4つを確認しておけば、安心して利用できます。
1.備品を確認する
貸し会議室の備品を確認しておきます。
- Wi-Fi環境の有無
- ホワイトボードの有無
- モニターの有無（ケーブルなどもあるか確認）
など、会議に必要な備品があるかどうか確認しておきます。
有料になってしまいますが、追加オプションでさまざまな備品を利用することも可能なので事前に確認しておくといいでしょう。
2.場所を確認する
予約をしたら貸し会議室の場所を確認します。
無人貸し会議室は、マンションやビルの1室が使われていることが多いです。
わかりにくい場所にあることも多いので、事前に場所を確認しておくと安心です。
3.入・退室方法を確認する
予約をしたら、入退室方法を必ず確認しておいてください。
貸し会議室によって、入退室方法が違います。
例えば、鍵がダイヤル式で番号を把握しておく必要があったり、施錠の必要がない施設だったりします。
入退室方法は、メールを確認し再度確認しやすいようにしておくといいです。
4.会議室の情報を共有する
貸し会議室の情報を、会議に参加する人全員に共有します。
共有しておかないと、場所がわからなかったり、入室できなかったりなどのトラブルが発生し、会議をスムーズに行えなくなってしまいます。
とくに遠方から打ち合わせに参加する人は、土地勘がないので確実に会議室の場所を共有するようにしてください。
無人貸し会議室のメリット
無人貸し会議室のメリットは3つです。
- 気軽に会議室が利用できる
- 予約を取りやすい
- 価格が安い
無人貸会議室は、気軽に利用できるのが最も大きなメリットです。
1,気軽に会議室が利用できる
無人貸し会議室は、気軽に利用できるのがメリットです。
無人貸し会議室は、予約や支払いなどがすべてネット上でできます。
現地で受付や支払いをする必要がありません。
2.予約を取りやすい
無人貸し会議室は、予約を取りやすいのが特徴です。
多くの会議室があるので、希望する時間帯で予約が取りやすいです。
また、さまざまな場所にあるので、打ち合わせしやすい立地で会議ができます。
3.価格が安い
無人貸し会議室は価格が安いのがメリットです。スタッフが常駐していないので、一般的な会議室と比べて格安で借りることができます。
予算を抑えたい場合は、無人貸し会議室がオススメです。
無人会議室のデメリット
無人貸し会議室のデメリットは3つです。
- 場所がわかりにくい
- 少し怪しい場所が多い
- スタッフがいない
無人貸し会議室を借りる場合は、デメリットを理解しておいてください。
1.場所がわかりにくい
無人貸し会議室はわかりにくい場所にあることが多いです。
マンションの1室を会議室として使っていることも多く、地元の人ではないとわからないような場所にあることも珍しくありません。
無人貸し会議室を利用するときは、場所の確認と共有は必ずしておきましょう。
2.少し怪しい場所が多い
無人貸し会議室は、少し怪しい場所にあることが多いです。
治安の悪そうな場所やボロボロのビルの中にあることも。
重要な会議をする場合などは、無人貸し会議室は避けたほうが無難です。
3.スタッフがいない
無人貸し会議室は、スタッフが常駐していないので、なにかトラブルがあったときに困ります。
予約したときの利用案内メールに、連絡先（電話番号）が記載されているので、なにかあったときは連絡するようにしてください。
無人会議室を利用するときの注意点
無人会議室を利用するときの注意点を紹介します。
後々トラブルにならないように、事前に確認しておいてください。
マンション・ビルの管理人に迷惑をかけない
マンション・ビルの管理人に迷惑をかけないにしてください。マンション・ビルの管理人は、無人貸し会議室と無関係であることがほとんとです。
無人貸し会議室について質問したり、入室方法を確認したりするようなことはやめましょう。
会議室について不明な点がある場合は、無人貸し会議室を運営している会社に連絡するようにします。
時間を守る
予約した時間は必ず守るようにしましょう。立地がいい無人貸し会議室は、多くの方が利用しています。
終了時間に会議室を開けておかないと、他の利用者に迷惑がかかってしまいます。
ゴミは持ち帰る
無人貸し会議室を利用したら、ゴミは必ず持ち帰ります。無人貸し会議室は、その都度清掃が入りません。
ゴミを放置してしまうと、次に利用する方に迷惑がかかってしまうので注意してください。
ルールを守る
無人貸し会議室を利用する場合は、ルールを守って使いましょう。入退室方法や設備の使い方など、事前に確認しておくことが必須です。
また、キャンセルする場合もキャンセル料がかかることがほとんどなので、予約時に送られてくるメールでキャンセルポリシーを確認しておきます。
無人貸会議室が利用できるサイト
無人貸し会議室を予約できるサイトを紹介します。
貸し会議室以外にも、研修・セミナーに使えるようなイベントスペースなどもあるので、利用目的に合わせて検索してみてください。
インスタベース（instabase）
インスタベースは、貸し会議室はもちろん、レンタルキッチン、レンタルスタジオなどさまざまなレンタルスペースを探せる検索サイトです。
目的にピッタリとあったレンタルスペースを探せるので、より自分にあった会議室を見つけられます。
ただ、選べる会議室の数が非常に多いので、選ぶ前にアクセス・設備・利用方法などの特徴をしっかりと確認しておく必要があります。
スペーシー（SPACEE）
スペーシーはさまざまな種類のレンタルスペースを探せる検索サイトです。
大きな都市を中心にレンタルスペースを取り扱っているのが特徴になります。
駅近で会議室を探している人は、スペーシーでを検索してみると目的の貸会議室を見つけやすいです。
まとめ
無人貸し会議室とは、スタッフが常駐していない貸し会議室です。
無人貸し会議室は、気軽に利用ができ、価格が安いことが特徴です。
予約をしたら、確認のメールが送られてくるので、入退室の方法や立地などを確認して利用するようにしましょう。
また、利用する際はルールを確認し、トラブルのないようにすることが重要です。
無人貸し会議室をうまく利用することで、円滑に打ち合わせができます。
東京の貸し会議室なら銀座ユニーク
東京で貸し会議室を借りるなら、ぜひ「銀座ユニーク貸会議室」をご利用ください。
社内の会議室が空いていなかったり、セミナーや研修、イベントだったり、さまざまなシーンでの利用が可能です。
利用人数も少人数から200人まで利用できる会議室があるので、使用目的にあわせて利用できます。
また、設備もプロジェクター、スクリーン、ホワイトボードなど会議に必要なものは揃っているので円滑に会議が進められます。
予約方法は、銀座ユニーク公式サイトよりWeb予約ができるので、ぜひご確認ください。
