ホテルの会議室を利用するメリット・デメリットは何？
ホテルの会議室って宿泊はどうなるの？
研修・セミナーでホテルの会議室を利用したい！
出張先のシティホテルや大きめのビジネスホテルにはホテル内に会議室が設けられていることを見かけた人も多いと思いますが、実際にホテルの会議室を使ったことがある人は少ないのではないでしょうか。
そこで、今回は会議・研修・セミナー等で利用できるホテルの会議室について詳しく紹介していきます。
ホテルの会議室を使うかどうか迷っている人は、ぜひ参考にしてみてください。
併せて東京で利用できるオススメの会議室付きホテルも紹介しています。
目次
ホテルにある会議室の特徴
ホテルの会議室を利用する前に、どのような特徴があるのか確認しておきましょう。
ホテルにある会議室の一般的な特徴は、6点あります。
立地とアクセス
会議室を備えるようなホテルは、主要な交通機関からアクセスしやすい場所に位置していることがほとんどです。
分かりやすい立地にあり、近隣の駅などから案内表示があることも多いので、参加者はスムーズに会議場所に到着することができるでしょう。
セミナーや研修で使う設備
ホテルの会議室は、セミナーや研修で使う設備が充実しているのも大きな特徴です。
最新のAV機器（プロジェクター、スクリーン、音響設備、マイクなど）や高速Wi-Fiが整備されており、プレゼンテーションやオンライン接続が円滑に行うことができます。
会議室のサイズとレイアウト
ホテルの会議室には、様々なサイズの会議室が用意されており、参加人数やイベントの形式に応じてレイアウトを調整できます。
研修やセミナーの内容に合わせたレイアウトにすることで、より高い効果が期待できます。
宿泊オプション
会議室を備えたホテルでは宿泊施設が併設されており、会議室の利用と同時に申込することで料金が割引されるパックプランを提供していることがあります。
こうしたサービスは、特に遠方からの参加者や複数日に渡る長時間・複数日程の研修などに便利です。
サービスとサポート
ホテルということで接客レベルの高いスタッフが常駐しています。また大手のホテルでは会議室専任スタッフが対応することも少なくありません。そのためトラブルや設備の使い方などスムーズに対処できます。
またホテル内のレストランやカフェなどから会議室へのケータリングサービスを行っているホテルも多く、会議や研修中の食事やドリンクの提供も可能です。
様々な用途で利用できる
ホテルの会議室は、セミナー、ワークショップ、ビジネスミーティング、新製品発表会、株主総会など、さまざまな用途に対応できるように設計されています。
ホテルにある会議室を使うメリット
ホテルにある会議室を使うメリットは5つあります。
- 長時間のセミナーや研修に最適
- ホテル内で食事ができる
- 参加者同士の交流を深められる
- スタッフのサポートが受けられる
- 参加者のモチベーションを高められる
それぞれのメリットを具体的に紹介していきます。
1.長時間のセミナーや研修に最適
ホテルの会議室は、長時間の研修やセミナーに適しています。
宿泊を伴う長時間の研修やセミナーでは、施設内から出られない状態になることがほとんどです。
会議室付きのホテルのレベルであれば、フィットネスや大浴場などリフレッシュできる施設があったり、コンビニなど必要なものを揃えるショップがあったりと、長時間の研修やセミナーでも集中しやすい環境が整っています。
また、研修やセミナーで必要な設備（プロジェクターやホワイトボードなど）も揃っているので、必要最低限の準備で済むのも大きなメリットです。
2.ホテル内で食事ができる
会議室付きのホテルでは、ホテル内で食事ができます。
会議室のあるようなホテルの多くには、ホテル内にレストランなど食事をする施設が併設されています。
レストランを予約したり貸切にすることで、セミナーや研修が終わった後の親睦会や懇親会を移動を最小限に抑えてスムーズに執り行うことができます。
3.参加者同士の交流を深められる
会議室付きのホテルで、宿泊を行えば研修やセミナーの参加者同士の交流を深めることができます。
それは寝食を共にすることで、普段とは違うコミュニケーションが取れるようになり、新しい人脈を築くきっかけ作りになるからです。
4.スタッフのサポートが受けられる
会議室付きのホテルでは、ホテルスタッフの一流のサポートを受けられます。
設備の調整やテーブルレイアウト、当日の受付対応、場合によっては司会代行などをサポートしてくれます。そのため大規模な会場であっても安心して目的の会議・研修・セミナーに集中することができるでしょう。
また、トラブルがあったときなどもホテルの専任スタッフによる豊富な知識と経験で、スムーズに対処することが可能です。
5.参加者のモチベーションを高められる
ホテルの貸し会議室を使うと、参加者のモチベーションを高める効果があります。
高級感のあるホテルを利用することで、普段と違う雰囲気を演出することが可能です。
また、ホテルは開放感があったり、テラスや中庭が設けられていたりと、リフレッシュできる環境も工夫してあります。
そのため、研修やセミナーにより集中できるようになっています。
ホテルにある会議室を使うデメリット
メリットの多いホテルの会議室ですが、デメリットもいくつかあります。
ホテルの会議室を使うデメリットは以下になります。
- 利用料金が高い
- 予約が取りにくい
- 利用時間の制約が厳しい
- 特別な設営は難しい
- 追加費用が発生する可能性がある
ホテルの会議室を利用するときは、これらのデメリットを理解しておきましょう。それでは、それぞれのデメリットを具体的に紹介していきます。
1.利用料金が高い
ホテル内の会議室は、設備やサービスが充実しているため、どうしても会議室の利用料金は高額になってしまいます。
そのため予算に合わせたホテルを探すことが重要です。必ず事前に詳細な見積もりを確認するようにしてください。
2.予約が取りにくい
ビジネスエリアに近いホテルや、人気のあるホテルの会議室は、予約が早い段階で数ヶ月前に埋まってしまいます。大手企業では年間を通じて予約を抑えていることもあります。
そのため希望する日時や場所の確保は一般的な貸会議室よりも難しく、ホテルの会議室を利用する際には数ヶ月前から計画し、早めに予約をする必要があります。
3.利用時間の制約が厳しい
ホテルの会議室は、宿泊客や他のイベントとの兼ね合いで利用時間に制約があります。
事前に利用可能時間を確認し、スケジュールを調整するようにしてください。
4.特別な設営は難しい
ホテルの会議室は標準的なレイアウトが提供されるため、特別な設営やカスタマイズが難しいです。
特異な要望には柔軟に対応できないこともあるので、事前に可能かどうか確認しておくといいでしょう。
5.追加費用が発生する可能性がある
会議室の基本料金に加え、ケータリングや追加設備の利用で予想外の費用が発生することがあります。
どのようなケースで追加料金が発生するのか、事前に確認しておくといいでしょう。
ホテルの会議室はこんな人にオススメ
ホテルの会議室は以下のような人にオススメです。
- 遠方からの参加者が多い研修やセミナーを開く人
- 設備やサービスを重視する人
- アクセスの良い場所を重視する人
- 長時間のイベントを開催する人
- サポートが必要な人
このような人は、ホテルの会議室の利用を検討してみましょう。
遠方からの参加者が多い研修やセミナーを開く人
ホテル内の会議室を利用することで、遠方からの参加者がそのまま宿泊でき、移動の負担を軽減できます。
設備やサービスを重視する人
最新のAV機器や高速Wi-Fi、ケータリングなど充実した設備とサービスが整っており、研修やセミナーに最適です。
アクセスの良い場所を重視する人
主要交通機関近くのホテルはアクセスが便利で、参加者の移動がスムーズになります。
長時間の研修やセミナーを開催する人
研修やセミナー後に宿泊できるため、複数日や長時間の研修やセミナーに最適です。
移動のストレスがなく、集中しやすい環境を提供できます。
サポートが必要な人
専任スタッフがサポートを提供し、機器のトラブルや運営上の問題に迅速に対応してくれます。
サポートがあることで、安心して研修やセミナーを進行できます。
研修やセミナーに最適なホテルの選び方
研修やセミナーでホテルの会議室を利用する場合は、以下のポイントを抑えておきましょう。
研修やセミナーの目的に合った会議室を選ぶことが重要です。
Point1.立地の利便性
駅近や空港からのアクセスが良い場所を選ぶようにしましょう。
主要な交通機関やビジネスエリアに近いホテルを選ぶと、参加者の移動がスムーズです。
Point2.会議室の設備
最新のAV機器（プロジェクター、スクリーン、音響設備など）が整っていることを確認しておきましょう。
高速Wi-Fiの有無も重要です。
Point3.会議室の広さとレイアウト
会議室の広さとレイアウトは、集中して研修やセミナーを行う上で重要です。
参加人数に応じた広さの会議室を選び、レイアウト変更が可能な施設を選ぶと、イベントの形式に柔軟に対応できます。
関連記事：人数別に必要な会議室の広さを紹介！使い方にあったレイアウトも合わせて解説
Point4.宿泊オプション
長時間の研修や遠方からの参加者が多い場合、宿泊オプションがあるホテルを選ぶようにしましょう。
宿泊オプションを選べば、宿泊と会議を一体化できます。
Point5.サービスとサポート
必要なサービスとサポートが提供されているか確認しておきます。
ケータリングサービスや専任のサポートスタッフが提供されるホテルを選ぶと、食事や運営面でのサポートがスムーズです。
Point6.追加費用の確認
基本料金に加え、ケータリングや設備の追加料金が発生する場合があるため、どれぐらいの費用になるのか確認しておきましょう。
事前に詳細な見積もりを確認し、予算を管理します。
【東京】会議室が利用できるホテル
小田急ホテルセンチュリーサザンタワー
| サービス名 | 小田急ホテルセンチュリーサザンタワー |
| 住所 | 東京都渋谷区代々木2-2-1 [Google Map] |
| 最大収容人数 | 12人～110人まで対応 |
| 最寄駅 | 新宿駅 各線「南口」 徒歩3分 |
| 設備 | 無線LAN・有線LAN 音響設備・スピーカー、プロジェクター、スクリーン、ホワイトボード、マイク、DVDプレーヤー ※一部有料追加オプション |
| 利用時間 | 9:00～21:00 |
| 料金 | 要問合せ |
小田急ホテルセンチュリーサザンタワーは、新宿駅から徒歩3分の立地にある貸し会議室付きホテルです。
21階にある貸し会議室は、東京のパノラマビューが魅力で、オンラインでの会議やセミナーなど、様々な用途で使用されています。
高級感のあるホテルで、いつもとは違う研修やセミナーを実現可能です。
L stay&grow晴海
| サービス名 | L stay&grow晴海 |
| 住所 | 東京都中央区晴海3-8-1 [Google Map] |
| 最大収容人数 | 16人～144人まで対応 |
| 最寄駅 | 都営地下鉄大江戸線「勝どき駅」 徒歩7分 |
| 設備 | 無線LAN ホワイトボード、プロジェクター、スクリーン、音響設備、モニター ※一部有料追加オプション |
| 利用時間 | 9:00～22:00 |
| 料金 | 1名あたり 20,000円～ ※宿泊付きプラン |
L stay&grow晴海は、東京都中央区晴海にある研修特化型ホテルです。
東京や品川駅、羽田などの主要ターミナル駅より近いので、遠方の方も利用しやすいホテルです。
L stay&grow晴海は研修に特化したホテルなのも大きな特徴です。
利用目的（研修課題・実施課題）に合わせてヒアリングをしてくれ、打合せを通じ、お申込みからアフターフォローまでサポートしてくれます。
サポートが万全なので、宿泊を伴う研修やセミナーを行う場合は、ぜひ利用を検討してみましょう。
ロイヤルパークホテル
| サービス名 | ロイヤルパークホテル |
| 住所 | 東京都中央区日本橋蛎殻町2-1-1 [Google Map] |
| 最大収容人数 | 16人～1200人まで対応 |
| 最寄駅 | 東京メトロ半蔵門線 水天宮前駅直結 東京メトロ日比谷線 人形町駅 徒歩5分 都営浅草線 人形町駅 徒歩8分 |
| 設備 | 有線LAN スクリーン、プロジェクター、音響設備 ※一部有料追加オプション ※設備要問合せ |
| 利用時間 | 0:00～24:00 ※宿泊者 |
| 料金 | 2時間 33,000円～ |
ロイヤルパークホテルは、東京メトロ半蔵門線 水天宮前駅に直結しているホテルです。
駅直結のため、迷うことなくたどり着くことができます。
1000㎡を誇る大宴会場から中・小宴会場まで、いろいろなタイプの宴会場があり、企業研修・社員研修、オフサイトミーティングなど様々な用途で利用されています。
規模が大きいので、参加人数の多い研修やセミナーに最適です。
まとめ
ホテルの貸し会議室は、そのまま宿泊できたり、参加者同士の交流を深められたりと多くのメリットがあります。
ホテルの貸し会議室を利用することで、長時間のセミナーや研修をより効果的に行えるでしょう。
ただし、料金が高かったり、予約が難しかったりとデメリットもあります。
研修やセミナーの内容に合わせて、利用するかどうか判断するといいでしょう。
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