仕事やプロジェクトを進めるうえで欠かせない「会議」と「打ち合わせ」。
どちらも組織内でのコミュニケーションの一環として使われますが、この2つには目的や進め方に大きな違いがあります。
とはいえ、日常業務の中で意識的に使い分けられていないケースも少なくありません。
たとえば、「これは打ち合わせのつもりだったけど、気づいたら会議のようになってしまった」という経験はありませんか？
その結果、時間を浪費したり、本来の目的が達成されなかったりすることもあります。
そこで、今回は、「会議」と「打ち合わせ」の違いを明確にし、それぞれの特徴や使い分けのポイント、効率的な進め方を詳しく解説していきます。
会議と打ち合わせの違いを理解することで、業務の生産性を大幅に向上させることが可能です。
目次
会議と打ち合わせの定義
違いを説明する前に、会議と打ち合わせの定義をはっきりさせておきましょう。
会議と打ち合わせを混同してしまう場合は、定義が曖昧なことが多いです。
会議とは？その目的と特徴
会議の目的
会議とは、複数のメンバーが集まり、特定の議題に基づいて意見を交換し、意思決定を行う場です。
企業や団体では、以下のような目的で会議が開かれることが一般的です。
- 重要な意思決定を行うため
- チーム全体での目標設定や方針を確認するため
- 問題点を洗い出し、解決策を話し合うため
会議の特徴
会議の特徴として、以下の点が挙げられます。
参加者： 役職者やプロジェクトの主要メンバーなど、多人数で行われることが多い。
進行：事前に設定された議題に基づき、形式的な進行が求められる。議長やファシリテーターが進行をリードするケースが多い。
頻度：定期的に開催されることが一般的（例：週次会議や月次会議）
※ファシリテーターとは、会議や商談などの場で、参加者の意見をまとめたり、合意形成を図ったりする役割を担う人のことです。
打ち合わせとは？具体的なシーンと役割
打ち合わせの目的
打ち合わせはよりカジュアルで柔軟性のある形式のコミュニケーションです。
特定のテーマやタスクについて、関係者間で情報を共有し、調整を行う場になります。
打ち合わせの目的としては、以下のような例があります。
- 細部の確認や調整を行うため
- プロジェクトの進捗状況を確認し、次のステップを明確にするため
- アイデアを出し合い、方向性を決めるため
打ち合わせの特徴
参加者：必要最小限の関係者が集まる。場合によっては2〜3名程度の少人数で行われる。
進行：事前準備が少なくても柔軟に進められる。時には議題がその場で決まることもある。
頻度：必要に応じて臨時的に開催されることが多い。
会議と打ち合わせの主な違い
| 項目 | 会議 | 打ち合わせ |
|---|---|---|
| 目的 | 意思決定や方向性の確認 | 情報共有や具体的な調整 |
| 参加人数 | 多人数（4〜10名以上） | 少人数（2〜5名程度） |
| 形式 | フォーマル、アジェンダ必須 | インフォーマル、柔軟性が高い |
| 頻度 | 定期的（週次、月次など） | 必要に応じて開催 |
| 進行役 | 議長やファシリテーターが必要 | 特に進行役がいないことも多い |
会議と打ち合わせの違いを比較表にまとめてみました。
このように、会議と打ち合わせは「目的」と「規模感」に大きな違いがあります。
それぞれの特性を理解することで、場面に応じて効果的な使い方をするようにしましょう。
会議と打ち合わせどちらを選ぶべき？場面別のポイント
プロジェクトの初期段階
新しいプロジェクトを開始する際は、会議が適しています。
関係者全員が集まり、全体の目標や役割分担を明確にする必要があるからです。
たとえば、「全体計画会議」を開き、スケジュールや予算を確認します。
日々の進行管理
プロジェクトが進行中の場合は、打ち合わせの方が効果的です。
進捗状況を確認し、具体的なタスクを調整する場として適しています。
例として、デザイナーとエンジニア間の仕様確認の打ち合わせなどが挙げられます。
効率的な会議と打ち合わせの進め方
会議と打ち合わせを効率的に進める方法を紹介します。
会議・打ち合わせを行う前に準備と確認をしておきましょう。
会議を効率的に進めるポイント
- アジェンダ（議題）を事前に共有する。
- 時間制限を設け、議論を効率的に進める。
- 必要な資料を事前に準備し、参加者が事前に目を通せるようにする。
- 議論の結果や次のアクションプランを明確に記録する。
関連記事：上手くいく会議進行の流れを徹底解説！無駄な時間にしないために必要なこと
打ち合わせを効率的に進めるポイント
- 目的を明確にし、必要な参加者のみを招集する。
- 柔軟な進行を重視しつつも、結論を出すことを目指す。
- メモや録音ツールを活用して、情報を簡潔に記録する。
関連記事：失敗する会議の特徴まとめ10選！時間を無駄にしないために打ち合わせの目的は明確にしよう
会議と打ち合わせを適切な場所で行う
会議や打ち合わせは、場所選びによってその効果が大きく変わります。
目的に応じて適切な環境を選ぶことで、集中力やコミュニケーションの質を高めることが可能です。
以下では、会議と打ち合わせに適した場所について具体的に解説します。
会議に適した場所
会議では、以下の要素を備えた場所が適しています。
静かで集中できる空間： 大人数が集まるため、雑音が少ない環境が重要です。
設備の充実： プロジェクターやホワイトボード、オンライン会議システムなど、議論をスムーズに進めるための設備が整っていることが求められます。
全員が座れるスペース： 会議室には参加者全員が座れるだけの椅子と机が必要です。
たとえば…
- 社内の会議室
- コワーキングスペースや貸し会議室
- ホテルの会議室（重要な外部会議の場合）
打ち合わせに適した場所
打ち合わせは柔軟性が重視されるため、以下のような場所が適しています。
親しみやすくリラックスできる空間： 少人数でカジュアルに話し合う場なので、固すぎない雰囲気が適しています。
必要最小限の設備： 打ち合わせの内容に応じて、簡易的な資料共有が可能な場所であれば十分です。
アクセスの良さ： 打ち合わせは頻繁に行われることが多いため、参加者が集まりやすい場所を選びます。
たとえば…
- 社内の小会議室や共有スペース
- カフェ（クライアントとのカジュアルな打ち合わせ）
- 少人数で利用できる貸し会議室
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まとめ
会議と打ち合わせの大きな違いは、「目的」と「規模感」です。
会議と打ち合わせの違いを理解し、それぞれの特性を活かした進め方を実践することで、仕事の効率が大きく向上します。
会議は「大局的な意思決定」、打ち合わせは「具体的な調整」といった目的を意識し、適切に選びましょう。
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